Автоматизация бизнес- и производственных процессов вашего предприятия. С чего начать и на что обратить внимание?

Все прекрасно понимают преимущества автоматизированного бизнеса: это отлаженная работа с клиентами, четко выверенные процессы взаимодействия между сотрудниками и подразделениями организации, «прозрачное» ведение проектов, мощные инструменты по сбору, обработке и аналитике статистических данных, и, как следствие всего перечисленного — повышение эффективности и увеличение размера прибыли.

Практически все организации рано или поздно задаются вопросом автоматизации, но, к сожалению, далеко не всем удается грамотно решить данную задачу. Причин этому может быть несколько. Вот основные:

1. Отсутствие четкого понимания необходимости автоматизировать ваш бизнес

Это когда — «Вроде как надо.. А может и не надо.. А может подождать еще годик, щас не до этого.. Да кто этим будет заниматься, итак проблем хватает.. И зачем все это нужно?». И тому подобное.

Главное — не торопиться. Очень важно понимать всю серьезность предстоящей работы. И если с самого начала будут поставлены неправильные цели — ничего хорошего в итоге не выйдет. Решение об автоматизации должно исходить из ваших потребностей, а не возникать по причине ее наличия у конкурентов. «Вот у них лучше чем у меня, потому что автоматизировано. Значит и мне надо как можно быстрее!». Да, безусловно, надо. Но не «как можно быстрее», а как только придет оно, понимание, свое собственное видение проблемы.

2. Использование «готовых» решений

Готовых решений именно вашей проблемы не существует! Любое готовое решение не может быть полностью вашим решением, и, следовательно, не решает вашу проблему полностью. Есть типовые решения, основанные на среднестатистических потребностях, без углубления в тонкости и нюансы. Используя любое такое решение, вы подстраиваетесь под него, а не наоборот. Вы будете вынуждены изменить процессы внутри своей организации таким образом, чтобы они смогли быть зафиксированы в системе автоматизации. И даже если вам кажется, что решение полностью подходит, это не так. В процессе работы обязательно возникнут потребности в функциональности, которая не реализована. А также возникнут неудобства из-за наличия «лишней» функциональности, никак вами не используемой, а лишь мешающей работе с системой. И тут вы полностью становитесь зависимыми от разработчика, который не очень то хочет учитывать именно ваши замечания и предложения. Потому что разработчики ориентированы на широкого потребителя, а значит, в первую очередь работают над универсальностью своего продукта. А ваши потребности — они ваши. И вряд ли кому-то еще понадобятся. Поэтому, осознав неизбежное, многие бросают затею с использованием готовых решений и возвращаются на “исходную”. Другие остаются с этим типовым решением в ущерб собственной эффективности, что еще хуже. Третьи, отчаявшись, вообще забывают про идею автоматизации на неопределенное время.

Каждый бизнес индивидуален. Существует, к примеру, очень много производителей металлических дверей. Так почему же они все не используют какое-нибудь единое программное обеспечение, автоматизирующее их бизнес? Почему такого универсально решения вообще нет? Потому что принцип один — а реализован везде по-разному. У каждого производства свои собственные наработки и принципы, определяющие их уникальность и конкурентоспособность.

3. Экономия на проектировании

Очень часто роль проектирования недооценивают и считают пустой тратой времени и средств, ограничиваясь лишь неким подобием технического задания в виде постановки задачи и выявления основных требований. Однако такой подход не только может оказаться в разы затратнее, но и ставит под угрозу сам факт реализации проекта. Одна и та же постановка задачи и одни и те же требования трактуются исполнителем и заказчиком абсолютно по-разному. И скорее всего исполнитель, не обладая всей полнотой информации касательно предметной области, в которой предстоит автоматизация, не предусмотрит и половины того, что необходимо реализовать для заказчика. Конечно, многие исполнители решают эту проблему с помощью калькулятора, умножая предполагаемую стоимость на 5. А потом еще на 5. И так далее в любой ситуации, когда не очень понятно как реализовать ту или иную функциональность. В таком случае заказчик рано или поздно теряет понимание обоснованности своих вложений и опять же, на “исходную”.

Каким образом можно наиболее правильно организовать работы по созданию программного обеспечения для автоматизации бизнеса? 

Этапы успешного создания системы автоматизации бизнес-процессов:

1. Постановка задачи

На этом этапе происходит предварительное знакомство с отраслью, в которой вы работаете, выявляются ваши конкурентные преимущества, оговариваются потребности и пожелания к функциональности системы.

2. Проектирование системы

Пожалуй самый важный этап в разработке любой системы. На этом этапе ведущий разработчик программного обеспечения для автоматизации вашего бизнеса исследует предметную область: общается с руководством вашей компании, принимает заказы в офисе вместе с менеджерами, ночует на производстве вместе с рабочими, помогает кладовщикам и выезжает на доставку вашей продукции довольному клиенту. Только так можно в полной мере понять ваши задачи.

В итоге создается модель ваших производственных и бизнес-процессов, которая описывает всю цепочку деятельности организации: от первого контакта с клиентом до удовлетворения его потребностей и постпродажного обслуживания. Разрабатывается структурная схема вашей компании с подразделениями, описываются способы взаимодействия сотрудников различных отделов. 

Далее создаются прототипы интерфейсов основных функциональных модулей системы. Обсуждаются, при необходимости переделываются и утверждаются. Собирается информация о типе и объемах данных, участвующих в рабочих процессах вашей организации. Создается проектная документация, которая полностью обосновывает выбор технологических решений и описывает способ реализации проекта. 

Обращаем ваше внимание на тот факт, что ТОЛЬКО после завершения этапа проектирования становится понятным сколько времени и какая команда разработчиков потребуется для реализации проекта. И только после создания проекта становится возможным предоставить вам информацию о сроках и стоимости автоматизации вашего бизнеса. 

Более подробное описание решаемых в проекте задач читайте в следующей статье “Проектирование систем автоматизации бизнес- и производственных процессов.”

3. Разработка системы

Прототипы интерфейсов готовы, проектная документация разработана, технологические решения выбраны: осталось реализовать задуманное! 

Но и здесь не все так просто, как хотелось бы. Всегда остаются моменты, которые невозможно было предусмотреть или окончательно продумать, не приступив непосредственно к разработке программного обеспечения. Но, благодаря проектированию и в особенности прототипированию, такие ситуации оказывают несущественное влияние на процесс разработки проекта и требуют минимум усилий для их разрешения.

4. Тестирование и отладка

Важный этап, который выявляет недочеты, неточности и ошибки. Здесь также происходит тестирование взломоустойчивости: вашу систему пытаются взломать опытные программисты-тестировщики. И если им удается это сделать, “бреши” в обороне тут же закрываются.

5. Внедрение

Система разработана, тестирование успешно пройдено, пора в бой! Первоначальное внедрение происходит только для определенной части сотрудников вашей организации, выявляются трудности в освоении нового инструмента, которые устраняются путем разработки системы подсказок и написанием инструкций по использованию системы. Однако, при грамотном проектировании и прототипировании создаются интерфейсные решения, которые понятны конечным пользователям на интуитивном уровне, что сводит к минимуму или вовсе исключает возникновение каких-либо трудностей.

Если первоначальное внедрение системы для ограниченного числа сотрудников успешно завершено, система автоматизации начинает работать в полную силу, на благо Родине, на радость маме.

6. Постпроектное обслуживание

Ваш бизнес должен постоянно развиваться. Вместе с его развитием меняются подходы, появляются новые особенности и сценарии решения производственных вопросов, осваиваются новые отрасли и сферы деятельности. Система автоматизации вашего бизнеса растет и развивается вместе с ним. Появляются все новые и новые технологические возможности, позволяющие более эффективно обработать ту или иную ситуацию. Все эти потребности легко реализуются, расширяя фукциональность программного обеспечения и превращая его в еще более мощный инструмент управления и аналитики.

Почему именно мы?

Потому что MOREPAGES — это профессиональный подход, основанный на многолетнем опыте и успешно разработанных и внедренных проектах, возведенный в высочайшую степень владения новейшими технологическими решениями, помноженный на наше бесконечное стремление к простоте и совершенству.